martes, 30 de julio de 2013

Subtotales en Excel

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Frecuentemente en Excel estamos manejando información que necesitamos totalizar, y agrupar, como ejemplo podríamos tener un archivo donde llevemos relacionadas las ventas de cada vendedor durante lo 6 primeros meses del año.

lunes, 22 de julio de 2013

Ordenar en Excel - Filtrar en Excel


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Pasos para ordenar datos en Excel 2010:
1.        Seleccionamos con el mouse o con el teclado la información que deseamos ordenar (Filas y columnas que ordenaremos)

2.        Luego vamos a la cinta de opciones, a la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar damos clic en el icono Ordenar.
3.       Como lo vemos en la imagen anterior, al hacerlo se nos despliega un cuadro de dialogo llamado Ordenar. En el debemos indicar:
a.    Mis datos tienen encabezado: Si marcamos esta opción estamos indicando a Excel que las columnas del listado que seleccionamos tienen una cabecera y que por medio de estas ordenaremos el listado, en el ejemplo las cabeceras serian: NOMBRE, Edad.
b.   Ordenar por: Aquí indicamos porque columna o cabecera ordenaremos el listado. En el Ejemplo lo ordenaremos por la cabecera Edad. Si no marcamos la casilla Mis datos tienen encabezado, en Ordenar por saldrán los nombres de las columnas. Ver siguiente imagen.
c.   Ordenar según: Los datos los podemos ordenar según sus valores es decir su contenido, pero además por color de celda, Color de fuente , pero lo común es siempre dejarlo en valores, esto es lo mas utilizado.
d.      Criterio de ordenación:  
       A-Z     de menor a mayor
      Z-A     de mayor a menor

Luego de esto ya podemos dar clic en Aceptar y nuestra informacion saldra ordenada segun se lo hemos indicado a Excel.

Pasos para Filtrar Datos en Excel
En Excel es común manejar grandes cantidades de datos, por lo que nos será de mucha utilidad aprender a filtrar, para poder visualizar la información especifica que necesitamos.

1. Para filtrar seleccionamos la información, vamos a Datos y damos clic en filtro, automáticamente nuestra información queda lista para ser filtrada


2.       Como vemos en las cabeceras de las columnas se  ha agregado el siguiente recuadro  :

Debemos dar clic en el y nos mostrara las opciones para filtrar la información.


2.       Debemos indicar a Excel que información queremos que nos muestre. Al dar clic en el recuadro de la cabecera MES, se nos muestra la imagen anterior, donde vemos seleccionados los respectivos meses, todo lo que este seleccionado en el filtro, al darle aceptar aparecerá visible, y aquello que desmarquemos del filtro no se mostrará. Es decir que si quitamos la marca a todos lo meses excepto al mes de abril, estamos indicando a Excel que la información que queremos ver visualizada en la hoja de calculo es únicamente  la del mes de Abril.


Información adicional de los filtros

Ordenar: Como podemos observar en la imagen  a través del filtro podemos ordenar de la A-Z , de la  Z-Ay por color.
Filtros de Texto: los filtros de textos son filtros personalizados.  A través de los cuales podemos indicarle a Excel que información visualizar.


En la imagen anterior tenemos los filtros de texto que podemos realizar,  para asimilarlos mejor explicaremos uno de ellos:
Contiene…  Este filtro de texto nos visualizará aquellos campos que contengan el valor ingresado.


En la imagen anterior colocamos ma, por lo que Excel entiende que queremos que muestre los meses que contengan el texto ma, estos meses serian Mayo y Marzo.


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Blog: Como utilizar Excel.
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