Gráficos en Excel 2010

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¿Qué es un gráfico y como crearlo en Excel?

Son representaciones visuales de los datos de una hoja de cálculo, con el fin de facilitarnos su interpretación.



En la imagen anterior vemos como a través de un gráfico podemos interpretar los datos de las ventas del primer semestre, fácilmente sabemos que el mes con mayor venta fue Junio, e igualmente que el de menor venta fue Enero.

Subtotales en Excel

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Frecuentemente en Excel estamos manejando información que necesitamos totalizar, y agrupar, como ejemplo podríamos tener un archivo donde llevemos relacionadas las ventas de cada vendedor durante lo 6 primeros meses del año.

Ordenar en Excel - Filtrar en Excel

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Pasos para ordenar datos en Excel 2010:

1.        Seleccionamos con el mouse o con el teclado la información que deseamos ordenar (Filas y columnas que ordenaremos)

2.        Luego vamos a la cinta de opciones, a la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar damos clic en el icono Ordenar.

3.       Como lo vemos en la imagen anterior, al hacerlo se nos despliega un cuadro de dialogo llamado Ordenar. En el debemos indicar:

a.    Mis datos tienen encabezado: Si marcamos esta opción estamos indicando a Excel que las columnas del listado que seleccionamos tienen una cabecera y que por medio de estas ordenaremos el listado, en el ejemplo las cabeceras serian: NOMBRE, Edad.

b.   Ordenar por: Aquí indicamos porque columna o cabecera ordenaremos el listado. En el Ejemplo lo ordenaremos por la cabecera Edad. Si no marcamos la casilla Mis datos tienen encabezado, en Ordenar por saldrán los nombres de las columnas. Ver siguiente imagen.

c.   Ordenar según: Los datos los podemos ordenar según sus valores es decir su contenido, pero además por color de celda, Color de fuente , pero lo común es siempre dejarlo en valores, esto es lo mas utilizado.

d.      Criterio de ordenación:  

       A-Z     de menor a mayor

      Z-A     de mayor a menor

Luego de esto ya podemos dar clic en Aceptar y nuestra informacion saldra ordenada segun se lo hemos indicado a Excel.

Pasos para Filtrar Datos en Excel

En Excel es común manejar grandes cantidades de datos, por lo que nos será de mucha utilidad aprender a filtrar, para poder visualizar la información especifica que necesitamos.

1. Para filtrar seleccionamos la información, vamos a Datos y damos clic en filtro, automáticamente nuestra información queda lista para ser filtrada

2.       Como vemos en las cabeceras de las columnas se  ha agregado el siguiente recuadro  :

Debemos dar clic en el y nos mostrara las opciones para filtrar la información.

2.       Debemos indicar a Excel que información queremos que nos muestre. Al dar clic en el recuadro de la cabecera MES, se nos muestra la imagen anterior, donde vemos seleccionados los respectivos meses, todo lo que este seleccionado en el filtro, al darle aceptar aparecerá visible, y aquello que desmarquemos del filtro no se mostrará. Es decir que si quitamos la marca a todos lo meses excepto al mes de abril, estamos indicando a Excel que la información que queremos ver visualizada en la hoja de calculo es únicamente  la del mes de Abril.

Información adicional de los filtros

Ordenar: Como podemos observar en la imagen  a través del filtro podemos ordenar de la A-Z , de la  Z-Ay por color.

Filtros de Texto: los filtros de textos son filtros personalizados.  A través de los cuales podemos indicarle a Excel que información visualizar.

En la imagen anterior tenemos los filtros de texto que podemos realizar,  para asimilarlos mejor explicaremos uno de ellos:

Contiene…  Este filtro de texto nos visualizará aquellos campos que contengan el valor ingresado.

En la imagen anterior colocamos ma, por lo que Excel entiende que queremos que muestre los meses que contengan el texto ma, estos meses serian Mayo y Marzo.

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Blog: Como utilizar Excel.
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Funciones de Excel: La función SI

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Esta función nos permite realizar una pregunta lógica , la cual tiene dos posibles respuestas, para entenderlo veamos un ejemplo cotidiano,  imagine que un joven le pide permiso a su mama para ir el fin de semana a un paseo, la mama le responde SI HACES TUS TAREAS, PUEDES IR , SI NO TE QUEDAS EN CASA.  En el ejemplo la mama coloca una condición, SI HACES TUS TAREAS, además la mama le dice que hay dos posibles resultados, PUEDES IR pero si cumples la condición, o TE QUEDAS EN CASA, sino cumples la condición.

Volviendo a Excel, la función SI nos devuelve un valor si la condición se cumple es decir es VERDADERA, o nos da otro valor sino se cumple, es decir si es FALSA.

Sintaxis:   SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica: Se refiere a la condición,  que no es más que cualquier expresión que pueda ser evaluada por Excel como VERDADERA o FALSO. Ejemplo   A2=115, en este ejemplo si la celda A2 es igual a 115 la expresión es VERDADERA, de lo contrario seria FALSO.

Los siguientes operadores de comparación son utilizados en la prueba lógica:

Igual (=), diferente (<>),  mayor (>), menor (<), mayor o igual (>=), menor o igual (<=)

Valor_si_verdadero: Es el valor que la formula devolverá si la condición es VERDADERA.

Valor_si_falso: Es el valor que la formula devolverá si la condición es FALSO.

En el ejemplo de la imagen anterior tenemos un pequeño listado con los nombre y las edades de cada uno, con una sencilla formula, utilizando la función SI podemos verificar quien es mayor de edad y quien no.

La formula seria la siguiente:

 =SI(B2>=18;"Mayor de Edad";"Menor de Edad")

La prueba lógica seria B2>=18

Valor si verdadero seria  "Mayor de Edad"

Valor si Falso seria  "Menor de Edad"

Espero que les haya sido de utilidad, si tienen alguna duda o inquietud dejen su comentario y les estaré contestando. 

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Formulas: Referencias a Celda en otra hoja de Calculo

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Recordemos que un libro de Excel puede contener una o más hojas de cálculo, y además  que al crear un libro nuevo, de manera predeterminada se crean tres hojas.

Recordemos también que una formula en el Excel puede incluir una referencia a una celda, esta referencia puede ser de la misma hoja, o de otra hoja del libro.

Referencia a Celda en otra hoja de cálculo

Esto quiere decir que la celda referenciada se encuentra en una hoja diferente a la de la celda donde se digitó la formula.

En el siguiente ejemplo en la hoja de calculo Hoja1, en la celda A1 digitaremos una formula y haremos referencia a una celda ubicada en la hoja de calculo Hoja2.

En la imagen observamos la formula siguiente: =Hoja2!A1+100 .

Siempre que hagamos en una formula una referencia una celda ubicada en otra hoja, debemos colocar el nombre de la hoja de calculo, seguida del signo de admiración y luego el nombre de la celda, en el ejemplo seria  Hoja2!A1 , lo que quiere decir que la celda A1 se encuentra ubicada en la hoja de calculo Hoja2.

Referencia a Celda en la misma hoja de cálculo

Cuando referenciamos una celda de la misma hoja,  la formula  se vera de la siguiente manera, veamos este sencillo ejemplo:   =A2+10.

Como vemos en la imagen anterior en la hoja de cálculo llamada Hoja1, en la celda A1 digitamos la formula =A2+10, aquí podemos observar que a diferencia de la referencia a celda en otra hoja, en esta no es necesario colocar el nombre de la hoja, ya que la formula y la celda referenciada están en la misma hoja.

Artículos Relacionados:
Formulas de Excel y sus Componentes
Tipo de Operadores
Prioridad operadores
Referencias relativas y absolutas

Espero que les haya sido de utilidad, si tienen alguna duda o inquietud dejen su comentario y les estaré contestando. 

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Preguntas y respuestas Rápidas ¿Cuales son las partes del entorno gráfico de excel?

Es importante tener claridad de cada una de las partes del entorno gráfico de Excel,a continuación te relaciono cada una de ellas:

• Barra de titulo
• Barra de acceso rápido
• Cinta de opciones
• Barra de formulas
• Barra de estado
• Libro, Hojas, Celdas
• Barras de desplazamiento
• Comandos

Si deseas más información puedes ir al siguiente link:


Artículos Relacionado:
Entorno Gráfico de Excel

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Introducción a las Funciones en Excel

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Podemos definir que las función son formulas que vienen predefinidas e incorporadas en Excel, con estas funciones realizamos cálculos mucho mas eficientes.

Estructura de una Función

=NOMBRE(AGUMENTO 1;ARGUMENTO 2;…..;ARGUMENTO N)

Toda función en Excel comienza con el signo igual, luego el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los respectivos argumentos y  un paréntesis de cierre.

Ejemplo:  =Concatenar(A1;” “;B2)